Lista documentelor care trebuie plasate pe panourile informative ale instituțiilor este, de obicei, stabilită printr-o instrucțiune internă sau prin recomandările organizației superioare. În instituțiile de același tip, această listă este, în mare măsură, similară.
În același timp, o prezentare bine realizată a oricărei informații este cheia pentru a o transmite audienței țintă și pentru a obține o reacție specifică atunci când este necesar.
Descoperă cum ai putea să expui informații utile cu ajutorul unui panou informativ, precum și ce trebuie să conțină acesta:
- Alege un loc potrivit pentru prezentarea informațiilor tale
Unul dintre cele mai accesibile și eficiente moduri de a expune materiale informative este prin utilizarea unui spațiu special. Mai concret, materialele tale informative (documente, rapoarte, anunțuri etc.) pot fi păstrate în rame, în folii magnetice sau scrise pe o tablă magnetică (amplasată într-o sală de conferințe).
Un prim avantaj al acestor tipuri de arhivare a documentelor este dat de schimbul rapid și ușor de informații cu colegii de lucru sau potențiali parteneri de afaceri (spre exemplu, aceștia pot avea un acces mult mai facil la exemplele conferite de tine în timpul unei ședințe administrative). Aspectul îngrijit constituie un al doilea argument în favoarea alegerii afișării și expunerii de informații cu ajutorul unor folii magnetice sau table magnetice. Spre exemplu, un stil aerisit și bine organizat de exemplificare a unor referințe interne va fi preferat în detrimentul repartizării unor documente persoanelor participante la o ședință de la locul de muncă. Nu în ultimul rând, aceste metode de arhivare sunt extrem de accesibile, durabile și rezistente la uzură.
- Ce categorii de informații ar trebui să se regăsească pe un panou informativ
De cele mai multe ori, companiile aleg să afișeze pe panourile lor anunțuri, noutăți sau recunoașteri oficiale ale eforturilor unor angajați, dar există anumite tipuri de informații care nu ar trebui să le lipsească vizitatorilor și angajaților: proceduri de acțiune în situații de urgență, instrucțiuni privind desfășurarea activității în firmă, reguli de siguranță în caz de incendiu ș.a. Spre exemplu, în întreprinderi, panourile informative trebuie să conțină documente normative, reguli de utilizare a echipamentelor de lucru (în cazul în care acestea sunt utilizate), proceduri de acordare a primului ajutor, legi privind protecția drepturilor angajaților etc. Alege să le expui în folii magnetice și să le expui la vedere, atât pe holurile firmei, cât și în zona de birouri. Mai mult decât atât, poți să descoperi un exemplu ideal de foaie magnetică aici, pe trima.ro, alături de multe alte accesorii și consumabile de birou de calitate!
Așadar, alte câteva informații care nu ar trebui să lipsească de pe un panou dintr-o firmă sunt și acestea: date despre proprietarul business-ului, numele și datele de contact ale managerului, denumirea organului oficial l-a care este înregistrată firma, copia certificatului constatator. În plus, ține cont de faptul că prezența și corecta expunere a acestor documente este necesară în firme deoarece acestea sunt verificate regulat de autoritățile competente ale statului, iar lipsa acestor informații publice poate atrage sancțiuni grave!
- Idei de amenajare corectă a unui panou informativ
Nu există cerințe stricte privind amenajarea panourilor, însă autoritățile de control evaluează nu doar completitudinea și accesibilitatea informațiilor, ci și aspectul și felul în care acestea sunt afișate pe panouri, table magnetice, pe pereți (în rame) și în multe alte moduri.
Dacă dorești să-ți amenajezi panoul astfel încât să fie cât mai informativ, ar trebui să ții cont de următoarele sfaturi practice: alege o formă de prezentare cât mai originală (utilizează elemente colorate pentru a face panoul cât mai vizibil pentru angajați și vizitatori); pune accentul numai pe informațiile importante (nu expune niște informații care nu au legătură cu competențele angajaților tăi și profilul de activitate al firmei); adaugă noile anunțuri ale firmei sub o formă vizibil diferită, prin design și culori, de cele anterioare); nu amesteca informațiile privitoare la diversele sectoare ale firmei pe același panou cu cele generale – cel mai indicat este să existe două sau trei panouri pentru a separa noutățile, reclamele și documentele oficiale); anunțurile trebuie distribuite pe categorii, iar fiecare secțiune trebuie să aibă un titlu vizibil de la distanță; respectă un stil unitar de prezentare și alege un singur mod de fixare a materialelor- panou, pe tablă magnetică etc).
În concluzie, un panou informativ bine organizat poate facilita comunicarea eficientă și transparentă a informațiilor esențiale, contribuind astfel la buna funcționare a unei organizații și la satisfacția continuă a clienților și angajaților. Respectarea recomandărilor privind conținutul și prezentarea panoului asigură nu doar conformitatea cu reglementările obligatorii, ci și crează un mediu de lucru mai profesionist și productiv.
